如何完美的策划一场线下活动,实现品效结合?

作者:会议管家 发布时间:2019-03-01

做线下活动,随便搞搞就好?

有些活动前台看着一片流畅祥和,其实幕后执行状况百出。

线下活动看似简单,其实,学问很大,线下活动通常分为Tob和Toc两类活动。前者要冷静自持”高品质、高规格后者需“热情如火”,重体验、重互动

这个常识问题了解后,在活动体验上的背后我们更应该关注的是什么?

1.在做活动策划案的时候,我们自己有没有想过以下这些内容?

2.我们为什么做这个活动?

3.活动的目的是什么?

4.希望通过这次活动达到什么样的目标?

5.很多时候我们一拍脑袋决定做这个活动,但是为啥要做这个活动?

6.这个活动能起到什么的作用?

7.大多在策划阶段,都需要考虑6W1H:

why——what——who——where——when——Which——How


翻译一下就变成

为啥——要干啥——谁——在哪——啥时候——啥渠道——怎么干

当你确定了活动的目的,在做后续策划的时候才更容易激发自己的主观能动性,不然很容易做一个活动结果每次都是程式化的一套流程,最终的效果很难评定是好是坏。


不同类型公司做活动考虑的角度也不一样

品牌商企业:新增用户,提高用户的整体活跃度,提高品牌知名度、影响力。

平台上企业:扩大平台在B端C端的知名度及市场占有,帮助B端和C端做好资源匹配。

乙方公司:通过论坛、分享会、交流会、宴会等形式与潜在甲方客户进一步接触,并彰显企业新研究成果、专业度。创造合作机会。

基于这些不同的目的,各类公司会尝试用各种活动来达到目的。

接下来需要引入的概念是标准。

每次活动完毕,复盘时我们都应该通过一系列的标准来评价:

“一个活动办得好还是不好。

好是哪里好,不好是哪里不好”。

比如大多数的线下活动我们可以从三个方面来评判是否合格。

第一个方面是销售情况,如果一次活动有销售环节,那么销售额规模,销售量,客单价,利润等维度就十分必要。

第二个方面是传播维度,根据不同渠道和媒体,计算投入的费用,以及对比该平台平均水平,得到的传播量。

第三个方面是线下活动的体验感是否足够好。活动是否有序、流程顺利、参会人员评价是否圆满无卡壳和尴尬点出现。

继续回到活动策划案的部分。在做活动策划的时候,当我们清楚了目的和形式

我们接下来需要解决的就是很多细致的问题

1、活动标题:标题要有吸引力,主题明确,语言简介,新颖;

2、活动目录:做好整个活动概况;

3、时间地点:活动时间、地点应准确、详细;

4 、活动对象:主要的人气,针对的人群是什么样的,预计多少人,达到什么样的效果。

5、活动目的意义:活动所能带来的利益与效果;

6、活动开展形式:活动开展形式如展示、演出、比赛等;

7、活动内容:包括整个活动流程,活动规则细化,整个活动要有逻辑性,可执行性,其中包括每个小环节活动的名字,奖品及特别说明。

8、活动模板:活动模板包括配图应与主题一致,在没有合适的模板情况下,先确定好内容,合理分配好时间。图片可手绘、拍照、PS;

9、活动报价:在做好活动策划后,每个活动应该预放报价,初次报价可以是一个粗矿的整体价格,著名几个大块即可,活动报价原则是每一个东西都是要付费的;

活动流程

那么我们更细致的进入每一步,拆解一下,如何把活动做的活动尽可能更好,让用户、让甲方、让我们的合作方对我们的印象更深.实现品效结合。

最好的状态是制定各种SOP,最终把SOP各个环节效果掉,这样能轻松驾驭,完美复现。



筹备期

在最初的一个筹备期,你就必须把整体的方案完全想清楚,每个细节,每个步骤,他们都有什么关联?如何实现品牌价值最大化?怎么提高用户对品牌的认知?文案怎么写?怎么让他们愿意参加并且有一个完美的体验?还能实现传播?这部分占用了整个活动的的主要精力,为后面的执行和落地打好基础,后面才能更轻松完成和实现活动的目的。



方案

排期表

和与这次活动的参与人员开会,明确分工、目标截止时间、反馈方式

用甘特图把工作事项,负责人、协助人、截止完成时间,每日进度等反馈给大家。推荐工具“有道云笔记、印象笔记、石墨文档”可进行团队协作同步数据。


场地

选场地尤其重要,一场活动而言,首先场地要根据活动的形式、目的、规模、目标用户来确认,场地直接影响嘉宾、用户对活动的印象。


嘉宾分享

嘉宾分享的内容,如果我们此次活动的分享内容,嘉宾没有做好准备,这个时候一定要帮助嘉宾进入状态,把分享内容提炼并落地。


执行期

管理好期待值,在执行期里,深挖细节往往会超越用户的期待值。


宣传文案

活动的亮点、流程、活动背书、时间、地点需要充分表达清楚,需要提炼的关键内容一定让用户看到,最重要的是可以让用户看到这场活动所给自己带来的价值。


活动主页

-规划:页面内容:活动介绍、活动时间、活动嘉宾、活动议程、报名系统、联系方式

从活动发布之后,需要针对不同的用户,在不同的阶段,准备相应的运营和话术文案。

-上线网站(最好页面移动端适配,便于分享到微信、微博能正常浏览)


活动物料

活动物料的精心准备,可以更好的让用户感觉到活动的用心,提高用户的粘性和对品牌的认知。

推广渠道

用合适的渠道推广自己的活动会事半功倍,可以加渠道ID就一定要加,方便跟踪效果,及时优化渠道,也可以更好的复盘。


现场签到

签到是用户来到现场的第一印象,重要性不必多说,必要的活动会议要采用不同的签到方式,能让签到实现高逼格+高效。小编在这里不多叙述,关于签到方式的使用可以阅读此文章,有更详细的介绍。

史上最全的电子签到方式汇总


开场前

1.播放各个合作方的视频,既保证合作方的露出,也让用户不会感觉场地氛围冷。

2.让自己的业务同事在这个黄金时候与用户接触,派名片,介绍业务等等。

3.让用户之间互相认识,交流。通常需要一个催化剂,即提前准备好的供需表。让大家知道,现场有谁有什么资源是我感兴趣的。


开场

主持人的3个必备:

1.至少提前半小时跟嘉宾再对流程,并且询问一些有趣的梗和故事,对调动气氛非常有效果。

2.嘉宾演讲的时候正是主持人最不能放松的时候,总结重点,演讲后提问都是非常重要的。

3.理直气壮,大大方方卖广告。越掖着,用户越别扭。我们惯用话术是:「好,现在终于到了今天大家最期待的时刻——广告时间!」



Speech

(1)提醒时间

(2)总结要点,及时输出金句

(3)现场图片快速导出

(4)做好互动和抽奖的环节,提高现场活跃度

散场

做活动最怕虎头蛇尾,因为近因原则,事后的感受很多时候与结尾相关。这时候其实更加需要去超越用户的期待值。

物料:天热送湿巾,下雨送雨衣等等。

炫耀:发朋友圈所需的现场图片,介绍,小视频(推荐VUE)等等都要备好。

营造氛围:准备好旁边一个区域,给还需答疑的用户跟嘉宾交流。

同时也要放出供需表,继续让大家互相认识。此时注意拍照,便于后期复现热闹的感觉。


活动后

从品牌角度来说,线下活动体量毕竟有限,线上传播才是最终目的。临门的一脚,讲究天下武功,唯快不破。在用户分享欲望还在的时候,就要主动的给他们提供素材。

内容制作

文章:周六下午活动,晚上出速记稿。周日开始整理,周一发出。结构是精彩语录 – 用户评价 – 干货整理内容 – 现场图片 – 视频观看链接。



事后跟踪的回访


活动后,把参与者加入CRM系统,通过微信,电话,邮件回访并做好反馈,再一次介绍百场汇业务,用优惠的价格吸引活动用户·成为我们产品的用户。

复盘

活动终究只是短期的一个有效获客或者促销,一家企业如果不去尽最大化的完善产品,服务于用户,光靠活动来维持产品的寿命周期。


这样抛开你的营销成本不说,现在同质化市场越来越严重,各家产品玩的套路基本都类似,如果不去创新和改进,也终究会被市场所淘汰。

我们更多的要理解其背后产生的逻辑,结合实际的情况,去创新,去突破,去挖掘更有效的方法,才能做出一场场口碑爆满的活动。

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